El teletrabajo que vino para quedarse.
Reflexiones de la Comissió de Joves del Col·legi

COVID–19, declaración de Estado de Alarma, cierre de bares y restaurantes, 9 de marzo, confinamiento. En menos de un mes, el mundo entero se vio forzado a parar de golpe, ¿quién lo podía prever? 

En los años previos a la pandemia, todas las firmas de auditoría en menor o mayor medida habíamos iniciado un proceso de digitalización de dos pilares básicos en nuestra profesión; cómo interactuábamos como equipo y con nuestros clientes y cómo gestionábamos el tratamiento de los datos de nuestros clientes. Dichos aspectos, debido a nuestra manera de trabajar previa a la pandemia, en la que la casi totalidad de nuestros equipos trabajaban en las oficinas del cliente, ya se habían vuelto claves para un correcto desarrollo de nuestros trabajos y una adecuada gestión de nuestro negocio.  

El día que se declaró el Estado de Alarma por primera vez las empresas de todo tipo se vieron forzadas a implementar el teletrabajo, poniendo a prueba la capacidad técnica, flexibilidad de los equipos y nuestra resiliencia económica. Pasados casi dos años, desde la Comissió de Joves del Col·legi hemos querido poner en común la experiencia que ha representado para cada uno de nosotros y lo que esta crisis ha supuesto en las diferentes firmas donde trabajamos. Nuestra intención es compartir nuestra visión sobre si la digitalización puede incorporarse en nuestra profesión para ser más eficientes, más flexibles y productivos y para hacerlo, hemos querido analizar cómo ha afectado la introducción del teletrabajo desde tres aspectos fundamentales:

1. Capacidad de reacción de las firmas de auditoría
2. Coordinación e interacción con los clientes
3. Capacidad de adaptación de los trabajadores

1. CAPACIDAD DE REACCIÓN DE LAS FIRMAS DE AUDITORÍA

A pesar de que existen diferencias en cuanto a estructura entre las diferentes firmas de auditoría, los miembros de la comisión coincidimos en que los esfuerzos realizados previamente por las diferentes firmas en digitalizar el modelo de ejecución y entrega de nuestros servicios nos facilitó disponer de los instrumentos necesarios para dar el salto al teletrabajo. Si bien es verdad que en algunos casos supuso un esfuerzo en cuanto a logística para permitir que todos los empleados tuviéramos acceso a una conexión segura desde nuestra casa, que nos permitiera seguir tratando los datos con la misma seguridad que nos ofrece, por ejemplo, estar conectados desde la oficina. No obstante, el hecho de que nuestro trabajo tenga que desarrollarse, de manera habitual, en las oficinas del cliente ha permitido que la adaptación al teletrabajo haya sido más sencilla, pues por lo general, la totalidad de las firmas ya disponían de medios como ordenadores portátiles o VPN instaladas, así como disponibilidad de dispositivos para acceder a internet y trabajar en la nube y en sharepoints. Sin embargo, no todo fue tan fácil, y las firmas tuvieron que hacer el mismo esfuerzo que muchos de nuestros clientes, proveyendo los equipos e infraestructuras necesarias al personal de los departamentos de soporte y administrativo, que habitualmente ejecutaban su trabajo desde un puesto fijo en las oficinas de nuestras firmas. Este fue un aspecto muy relevante y foco de todas las firmas, al ser el personal de apoyo una pieza clave del engranaje de nuestras firmas, gestionando desde la propia contabilidad, facturación y nóminas. Con todas las palancas que ya disponíamos y con las que se tuvieron que ponerse en funcionamiento, todos reaccionamos coordinadamente y conseguimos que el impacto de nada menos que una pandemia mundial, no mermara la producción y la calidad de nuestro trabajo. 

El hecho de que nuestro trabajo tenga que desarrollarse, de manera habitual, en las oficinas del cliente ha permitido que la adaptación al teletrabajo haya sido más sencilla, pues por lo general, la totalidad de las firmas ya disponían de medios como ordenadores portátiles o VPN instaladas

Sin embargo, el hecho de estar tecnológicamente más preparados para el teletrabajo que otros sectores, esto no ha significado, que los últimos dos años, todo haya sido un camino fácil, ni que no hayan aparecido muchos obstáculos y problemas que hayan tenido que abordarse de uno u otra manera. La auditoría es una profesión, que más allá de los aspectos técnicos se basa en la conexión con los equipos y nuestros clientes, siendo el factor humano un aspecto clave de nuestra profesión. A pesar de todas las herramientas que disponíamos para estar conectados, todos echamos de menos el contacto con nuestros equipos. El impacto que tuvo el confinamiento, en la forma de relacionarnos, por ende, en la forma de trabajar en equipo fue más inesperado y estábamos los profesionales y las firmas menos preparados para gestionarlo que la parte técnica. 

Una vez resueltos los problemas técnicos y logísticos, las firmas y nosotros como profesionales, tuvimos que reinventarnos para trabajar en equipo, coordinados y conectados en unas circunstancias totalmente desfavorables. Cada uno, en su categoría y con sus responsabilidades, tuvo que reinventarse para planificar, ejecutar y revisar las auditorías, así como gestionar la relación con los clientes, en un momento en que muchos de ellos lo estaban pasando mal. Sin duda alguna, este fue, y de alguna manera, continúa siendo el reto más importante, mantener a los equipos conectados con las firmas y los proyectos manteniendo los niveles de calidad esperados de nuestra profesión. Durante los meses más duros del confinamiento, los esfuerzos para estar cerca de los equipos, dando instrucciones claras de cómo seguir trabajando, ya sea revisando aspectos rutinarios como analizando aspectos de la auditoría surgidos a raíz de la pandemia, esto supuso una dedicación y un esfuerzo de todos extraordinario a costa de horas de sueño, nuestra impresión es que nunca todo el mundo había dedicado tanto tiempo al trabajo, poniendo todo lo que podía de su parte para que la “máquina” funcionase.

Hay que considerar que no es lo mismo el teletrabajo previamente entendido que el mismo en situación de confinamiento, siendo, éste último, muy distinto según las circunstancias personales de cada trabajador. Entendemos la auditoría como un trabajo de equipo y en equipo. De hecho, probablemente, sin la relación que se crea en muchos equipos sería complicado superar con éxito ciertos hitos y puntas de trabajo. El mantener este espíritu desde la distancia ha sido un reto muy significativo y habría que ver si se ha logrado alcanzar en todos los casos. En cualquier caso, creemos que debemos estar orgullosos de la capacidad de adaptación y superación que hemos demostrado. No obstante, después de dos años trabajando en remoto, se han puesto de manifiestos nuevos retos a los que las firmas van a tener que dar alguna solución, como son garantizar la formación de los profesionales, principalmente a las nuevas incorporaciones y aumentar el compromiso y el vinculo de los profesionales con las firmas, así como la retención del talento.

Nos preguntamos si merecería la pena utilizar lo aprendido para incorporarlo de manera definitiva a la organización cotidiana de nuestro trabajo, ¿ha venido el teletrabajo para quedarse? Desde la Comissió de Joves del Col·legi coincidimos en que lo ideal sería un sistema mixto entre el teletrabajo y la presencialidad en cliente y en nuestras oficinas. Este sistema supone un mayor esfuerzo en organización y coordinación con el cliente para realizar las visitas al cliente cuando realmente sean necesarias para recabar información o documentación concreta, pero conlleva ventajas tanto para el empleado como para la firma. Por un lado, dado que ya no es tan necesario trabajar presencialmente en las oficinas, las auditoras podrían pensar en una optimización de los espacios. Por otro lado, dado que las reuniones deberán estar mucho más planificadas pues se dispone de un tiempo y espacio limitado, tanto si se realizan de manera presencial como virtual, nos veremos obligados a planificarlas y estructurarlas adecuadamente siendo más eficientes en la gestión del tiempo que empleamos en comunicarnos con el equipo y el cliente. Por último, la flexibilidad que nos permite tener nuestra profesión para combinar el teletrabajo con la presencialidad ha de ser utilizada para atraer y retener a profesionales.

Si bien es cierto que el teletrabajo tiene un hueco en nuestra profesión y creemos que puede aportarnos importantes ventajas, creemos que la presencialidad sigue siendo necesaria, pues en nuestra profesión el contacto directo con el cliente y el equipo es fundamental. Por lo tanto, debemos implementar el teletrabajo para ser más flexibles, adaptarnos a las necesidades del cliente y hacer que la estructura del equipo sea más versátil, pero utilizando fórmulas mixtas que incluyan presencialidad para garantizar la formación de nuestros equipos, y seguir dando un servicio de calidad a nuestros clientes.

2. COORDINACIÓN E INTERACCIÓN CON LOS CLIENTES

Como cualquier empresa, las firmas de auditoría, mantener y reforzar las relaciones con nuestros clientes durante estos dos últimos años en las actuales circunstancias ha sido uno de los principales objetivos. Mantener los niveles de comunicación y contacto con nuestros clientes ha sido otro de los aspectos más desarrollados y que han resultado de mayor importancia. De nuevo debemos analizar este aspecto desde dos puntos de vista. Por un lado, debemos tener en cuenta los aspectos técnicos, es decir, el nivel de digitalización del cliente. Muchos de nuestros clientes, han invertido durante los años previos a la pandemia en sistemas operativos que permitiesen una gestión más rápida y flexible de la información, y esto pasaba sin lugar a duda, por la digitalización. Las facturas, albaranes, contratos, etc. ya no se envían por correo ordinario sino por email, lo que permite un almacenamiento digital, y sustituir los archivadores por la nube. Esto permite tener acceso a la información desde cualquier dispositivo con acceso a internet, probablemente sin esta tecnología hubiese sido imposible desarrollar nuestro trabajo durante el confinamiento. 

El teletrabajo tiene un hueco en nuestra profesión y creemos que puede aportarnos importantes ventajas, creemos que la presencialidad sigue siendo necesaria, pues en nuestra profesión el contacto directo con el cliente y el equipo es fundamental

Sin embrago, y a pesar de tener las bases para la digitalización, hemos comprobado como muchos de nuestros clientes han tenido problemas similares a los de nuestros departamentos de administración señalados anteriormente. En su mayoría, los trabajadores utilizan ordenadores fijos, y los sistemas de seguridad y tratamiento de datos debieron ser adaptados para trabajar desde casa durante el confinamiento. Algunos estaban preparados para adaptarse y lo hicieron con agilidad y otros se vieron obligados a parar, además de la actividad, la parte administrativa de su negocio. 

No nos cabe duda de que este hecho ha servido para poner de manifiesto la necesidad de acelerar la digitalización del ecosistema empresarial, desde tres puntos de vista: 

• Mejorar la conectividad digital, lo que implica la utilización de la nube y de sharepoints, que por un lado nos lleva a digitalizar toda la información empresarial y, en consecuencia, mejora el acceso de los usuarios a dicha información.
• La digitalización desde un punto de vista de la importancia del dato. Es decir, los sistemas de gestión, ERP y demás aplicativos utilizados por las empresas han de evolucionar de cara a proporcionar información de mayor valor.
• La digitalización vista como una oportunidad para que el que el teletrabajo sea valorado y sea visto como un factor diferencial a la hora de escoger un trabajo. 

Este proceso de digitalización es imparable, además permite una trazabilidad de la información de forma mucho más inmediata y este hecho nos facilita la realización de nuestros procesos de auditoría. De hecho, la digitalización ha cambiado y aún cambiará más la manera como auditamos, si ya es evidente que este proceso nos ha hecho cambiar la manera de relacionarnos con nuestros clientes, en el futuro supondrá que nuestras auditorías evolucionarán a la auditoría del dato, mediante la irrupción de nuevas tecnologías, como el blockchain, el process mining, etc. 

Por otro lado, el trabajo en remoto ha supuesto, en muchos casos que los plazos de finalización se amplíen. En este sentido, parte de esta ampliación de los periodos de auditoría se ha debido a la falta de adaptación tanto por nuestra parte como parte del cliente a la nueva situación, hecho reconocido por los organismos reguladores al ampliar los plazos para el depósito de cuentas, por ejemplo. Desde luego, la reducción de nuestra presencia física en las oficinas de los clientes ha sido vista en la mayoría de los casos como algo positivo para ellos, pero una vez adaptados, e instalados en nuestras nuevas posiciones, estamos viendo cómo han cambiado las reglas del juego, y nos está resultando mucho más difícil planificar el trabajo por semanas y por cliente, como estamos habituados. Esta pequeña máxima de que “el auditor está en el cliente para hacer presión para que nos faciliten la información”, por desgracia a veces es cierta, y esta forma de trabajar dota al cliente de la capacidad para dedicar a la auditoría el tiempo que necesite sin tener al auditor llamando a la puerta o preguntando cosas en momentos en los que al cliente no le vaya bien. La flexibilidad es por tanto un arma de doble filo que puede llevar a una dilación injustificada en los plazos y que nos obliga a estar mucho más tiempo disponible para el cliente, incurriendo muy probablemente en la situación de que todos los clientes se acumulen en el mismo periodo de tiempo y nos resulte mucho más difícil planificar con ellos la temporada y cumplir con los plazos. 

Lo que está claro es que la auditoría tiene aún más valor, si cabe, en una situación como la actual y lo importante, sea en modalidad presencial, remota o mixta, es que se consiga una evidencia de auditoría adecuada y suficiente para soportar las opiniones que se han emitido y se emitan en una coyuntura tan complicada como la que nos está tocando vivir. Es un nuevo reto y estamos preparados para arremangarnos y aprovechar las ventajas que esta situación ofrece para poder utilizarlas a nuestro favor y que la auditoría aporte cada vez más valor a los usuarios de la información. 

3. CAPACIDAD DE ADAPTACIÓN DE LOS TRABAJADORES

En los últimos años se ha venido observando una tendencia a la baja de los jóvenes que quieren especializarse en el sector de la auditoría de cuentas de forma definitiva. Si bien, sí que encontramos un gran número de jóvenes con ganas de aprender durante los primeros años de su vida profesional dedicándolos a la auditoria, la falta de conciliación entre la vida profesional y la vida personal dificulta la continuidad laboral en este sector. Es por esto por lo que nos preguntamos: ¿Puede el COVID-19 haber sido un punto de inflexión para invertir esta tendencia? Antoine de Sant-Exupéry decía: “el hombre se descubre cuando se mide a un obstáculo”, estamos a punto de superar uno muy grande, veamos dónde quedamos después.

Para poder llevar a cabo el teletrabajo de forma efectiva los trabajadores también han tenido que adaptarse tanto en el espacio y los utensilios, como en la gestión emocional, social y familiar. La situación ha obligado a tener que adaptar un espacio en casa donde se pueda trabajar de forma productiva y eficiente. Así mismo, en muchos casos ha habido la necesidad de pactar con los convivientes unos horarios y/o zonas, para poder adaptarse a esta nueva situación que se ha presentado y así poder continuar con nuestras labores profesionales de forma productiva y eficiente tal y como se venía haciendo hasta la fecha.  

Si bien es cierto que, como ya se ha mencionado, consideramos parte esencial de la auditoría el trabajo en equipo de forma presencial y valorando el hecho de que, en determinadas reuniones es muy complicado que la tecnología pueda suplir en todos los aspectos un cara a cara, también hay momentos de nuestro trabajo que requieren concentración, silencio y trabajo individual. Si somos capaces de organizarnos bien y sabiendo que la tecnología puede dar ese soporte puntual en caso de ser necesario. Una modalidad mixta podría conseguir que ciertos días a la semana exista un ahorro de tiempo, como, por ejemplo, en desplazamientos. Este hecho puede conllevar a una mejor conciliación personal-profesional y dar respuesta a lo que se viene buscando desde hace tiempo, sin olvidar la necesaria interacción física en los equipos para afianzar lazos y garantizar que los equipos tengan la formación y compromiso con la profesión necesarios. Estamos convencidos que, de ser así, se conseguiría darle más atractivo a la profesión para las futuras generaciones de auditores. 

CONCLUSIÓN

Charles Darwin decía, “no es la especie más fuerte la que sobrevive, ni la más inteligente, sino la que responde mejor al cambio”. Citándole, creemos que se habría sorprendido de la capacidad de adaptación que ha mostrado la auditoría a la situación derivada de la pandemia. 

Una vez ya transcurrido un tiempo des de la vuelta del confinamiento total, parece que este cambio no será temporal, la tendencia será probablemente que a partir de ahora se realizará más trabajo desde casa, combinándolo con visitas a clientes y con presencia puntual en la oficina. Esto supone un gran reto para las empresas de auditoría, en lo que se refiere a la formación de los equipos y sobre todo de las nuevas incorporaciones, ya que hasta antes del confinamiento la formación se realizaba en el día a día mientras se realizaban las pruebas de auditoría, y esta nueva tendencia supone reorganizar la forma de trabajar y ser capaces de dar la formación adecuada a los nuevos equipos para que puedan seguir progresando durante su carrera profesional tal y como lo venían haciendo hasta la fecha.

En conclusión, la estructura de las firmas estaba más preparada de lo que esperaba a la situación sobrevenida dado que, entre otros aspectos, la mayor parte de la plantilla ya disponía de recursos para poder trabajar en remoto y contaba con equipos (y clientes) que, en ocasiones, no estaban juntos durante todo el proyecto y, por tanto, se relacionaban ya, en parte, a distancia. Estos recursos, pensados inicialmente para trabajar desde el cliente, han servido para poder, de un día para otro, tener los equipos listos para poder trabajar desde casa de una forma efectiva y eficiente.