Adaptación a las normas de control de calidad interno

Mediante resolución del pasado día 20 de abril de 2022, el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) publicó las normas de control interno “Gestión de la calidad en las firmas de auditoría que realizan auditorías de estados financieros” (en adelante NIGC1-ES), “Revisiones de la Calidad de los Encargos” (en adelante NIGC2-ES), y la Norma Técnica de Auditoría “Gestión de la calidad de una auditoría de estados financieros” NIA-ES 220 (Revisada). Estas normas tienen como objeto trasladar a la normativa nacional lo dispuesto previamente por el International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB) así como incorporar determinadas notas aclaratorias y criterios de aplicación que permitan dar cumplimento a los requerimientos en esta materia establecidos en la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas (en adelante LAC) y en el Real Decreto 2/2021, de 12 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas (en adelante RLAC).

El marco regulador de la adaptación a las normas de control de calidad interno que regulan la actividad de la auditoría de cuentas ha contemplado una implantación de forma progresiva. La primera fase, hasta el 1 de julio de 2022 venía marcada por las disposiciones de organización interna aplicables a auditores y sociedades de auditoría contempladas en la LAC. A partir de dicha fecha se incorporan los requerimientos al respecto establecidos en el RLAC. Por último, la NIGC1-ES entra en vigor el próximo 1 de enero de 2023, con la excepción de la evaluación del sistema de gestión de la calidad según se establece en los apartados 53 y 54 de la norma, la cual se realizará en el plazo de un año desde esta fecha. Se debe tener en cuenta que, en esta fecha, los sistemas de gestión de la calidad de los auditores y sociedades de auditoría de cuentas deben encontrarse totalmente diseñados e implementados de conformidad con los requerimientos establecidos en las diferentes normas. Tanto la NICC2-ES como la NIA-ES 220 (Revisada) son de aplicación para los encargos de ejercicios económicos que se inicien a partir del 1 de enero de 2023, y en todo caso para los trabajos contratados a partir del 1 de enero de 2024.  

En consecuencia, las diferentes firmas han tenido que revisar sus procesos y sistemas de control de calidad interno, considerando que debe enmarcarse y estar interconectado con el propio sistema de organización interna. La adaptación ha comportado un proceso de reflexión profunda, que ha abarcado diferentes aspectos como son la identificación y valoración de riesgos, la forma de gobierno y liderazgo, la asignación de recursos, la aceptación y realización de los encargos, la comunicación reciproca entre todos los integrantes de la firma, así como el seguimiento y revisión de los trabajos. Teniendo en cuenta lo heterogéneo de las firmas auditoras y auditores individuales que prestan sus servicios, este proceso no está siendo igual para todas. Las firmas grandes pueden contar con más recursos, pero a la vez tienen estructuras más complejas. Por el contrario, el resto de las firmas y auditores individuales se encuentran en la situación inversa. En cualquier caso, ha supuesto un cambio de enfoque de los sistemas de control de calidad interno, una revisión de las prácticas seguidas hasta el momento y un esfuerzo de adaptación considerable.

Si bien matizado tanto por la naturaleza de la firma como de sus encargos, se establecen parámetros que pueden ayudar a establecer estándares en cierto punto similares que permitan visualizar el conjunto de la profesión más allá de la firma en la cual cada uno de nosotros trabajamos. Si embargo, una de las principales inquietudes que se nos plantea es la incertidumbre ante las expectativas que pueda tener el regulador de la actividad de auditoría, y hasta qué punto el esfuerzo realizado dará respuesta a estas expectativas.

En este sentido, puede servir de ayuda el comunicado publicado por el ICAC el pasado 1 de abril de 2022 en el cual desarrolla las expectativas supervisoras sobre la entrada en vigor de las disposiciones de organización interna del reglamento de auditoría de cuentas. Según se indica, su objetivo es el de facilitar la actualización de la organización interna y una transición gradual a las nuevas disposiciones constituyendo el entendimiento que tiene el supervisor sobre la adecuada interpretación de las disposiciones de organización interna de los auditores de cuentas. En este comunicado se identifican los siguientes aspectos:

• La formalización por escrito de todos los elementos que forman parte de la organización interna como son la aprobación de la estructura organizativa y de asignación de responsabilidades, de políticas y procedimientos de organización interna, asignación de responsabilidades del sistema de control/gestión de la calidad y comunicación de la organización interna. Se especifica que toda la documentación en base a la cual se estructura el sistema de organización interna debe ser fácilmente accesible para todos los miembros de la firma de tal manera que se le permita conocer y cumplir con los sistemas de calidad diseñados conforme al nivel jerárquico que ocupe en la organización.
• La implementación de procedimientos administrativos y contables y procedimientos de identificación, valoración y respuesta a los riesgos significativos que afecten a la actividad de auditoría de cuentas.
• Disponer de un código de conducta, poniendo de relevancia el cumplimiento de los requerimientos de independencia, así como los principios de ética definidos en el RLAC
• Los requisitos que debe cumplir el revisor de control de calidad, el cual ha de ser un auditor en situación de ejerciente que no haya participado en la ejecución del encargo
• La evaluación del rendimiento y remuneraciones, el cual incluye el detalle necesario para evidenciar los criterios utilizados y la correlación entre dicha evaluación y la remuneración.
• Los efectos sobre las actividades externalizadas, las cuales deben estar sometidas e integrados a los sistemas de control y gestión de calidad interno. 
• La obligatoriedad de garantizar la continuidad de las actividades mediante la dotación de sistemas, recursos y procedimientos apropiados.

La identificación y valoración del riesgo para establecer los objetivos de calidad y la implementación de las respuestas a los mismos está suponiendo un desafío, al cual hay que añadir el contexto actual de incertidumbre geopolítica y económica, así como, en el ámbito interno, la elevada rotación de los profesionales que se dedican a la auditoría.  Si bien se podría decir que, en términos generales, los riesgos podemos tenerlos identificados, su medición y ponderación está resultando ser una tarea más compleja. Detectar aquellos aspectos que pueden afectar de manera puntual en una firma concreta o en un momento determinado supone un esfuerzo de análisis exhaustivo. Identificar situaciones particulares como pueden ser un proceso de relevo de socios dentro de la firma o la concentración de honorarios son aspectos a tener en cuenta. En relación a cómo afrontar la respuesta a los riesgos detectados, se debe considerar que el apartado 34 de la NIGC1-ES establece una serie de respuestas predeterminadas que se espera que las firmas de auditoría diseñen e implementen, si bien éstas no son responden a todos los riesgos de calidad, esperando de las firmas que cuenten con respuestas adicionales que den respuestas a la totalidad de riesgos detectados, considerando si una respuesta es suficiente para dar respuesta a un riesgo, o se requiere una combinación de respuestas. Por otro lado, también es posible que una respuesta responda de manera eficaz y permita cubrir varios riesgos de calidad. En todo caso, corresponde a las firmas establecer la naturaleza, momento de realización y la extensión de las respuestas, las cuales variaran en función de las circunstancias y naturaleza de la firma.

Otro aspecto a considerar está siendo el diseño de la revisión continua de los objetivos de calidad, de los riesgos de calidad y de las respuestas a los mismos tal y como requiere la norma. Se debe prever la actualización y su revisión considerando que el sistema de control de calidad interno tiene que estar en continuo proceso de modificación y debe asegurar la incorporación puntual de aquellas nuevas circunstancias a medida que se puedan ir produciendo, tanto como consecuencia de los cambios en la naturaleza y las circunstancias de la firma de auditoria o de sus encargos, como por la aplicación de medidas correctoras aplicadas para tratar deficiencias detectadas en el sistema de control de calidad inicialmente diseñado e implementado.

Por otro lado, a nivel interno, uno de los principales retos a los que nos estamos enfrentando es la de concienciar e implicar a todos los miembros de la organización, evitando que se visualice únicamente como una carga administrativa adicional. Conseguir implantar una cultura de calidad, así como la importancia de la ética, los valores y las actitudes profesionales junto con los requerimientos de independencia, es clave para poder cumplir con los objetivos diseñados. 

De igual manera, es necesario dotarse de recursos que garanticen el cumplimento de los objetivos de calidad. Un componente básico se corresponde con los recursos tecnológicos, y en concreto de sistemas de información. En relación con éstos, otra dificultad que se nos está planteando durante este proceso es el periodo de diseño e implantación, así como la respuesta que estamos recibiendo de los proveedores informáticos a las nuevas necesidades.

La dotación de recursos incluye también los intelectuales, los cuales están destinados a permitir el funcionamiento del sistema de gestión de la calidad y promover la congruencia en la realización de encargos. La actualización de las políticas y procedimientos por escrito, que abarca aspectos tan variados como son el material de orientación, las guías, el acceso a las fuentes de información o la documentación estandarizada pasan a ser elementos clave en los sistemas de calidad. En este sentido, hay que tener en cuenta que, en contextos como el actual de elevada rotación del personal, los procedimientos escritos facilitan la integración de los nuevos miembros en las dinámicas de los equipos de trabajo, permitiendo que los encargos no se vean afectados en la calidad de su ejecución de manera significativa al tener que reemplazar a parte de sus componentes.

Igualmente, garantizar la integración en los sistemas de calidad internos de los servicios contratados a proveedores externos a la firma de auditoria para el desarrollo puntual de un aspecto del encargo está suponiendo otra de las dificultades añadidas, en tanto que son servicios no recurrentes y que la tipología de proveedores necesarios puede ser muy variada.

Con la intención de ayudar a los auditores en el proceso de adaptación a las normas de calidad, el Instituto de Censores Jurados de Cuentas de España (ICJCE) ha promovido diversas acciones formativas en los últimos meses y ha publicado material de ayuda. En éstos se encuentra la traducción al español del pasado 20 de julio de 2022 de las guías de implementación de la Norma Internacional de gestión de Calidad 1 y 2 (NIGC1 y NIGC2) de la IAASB de septiembre de 2021.

Como resumen, si bien la adaptación a los nuevos requerimientos comportará mejoras en los sistemas de control calidad interna de las firmas, actualmente está implicando un considerable esfuerzo. Si bien tal y como establece el artículo 68 del RLAC, los requerimientos de organización interna se deben entender desde la perspectiva del principio de proporcionalidad y adecuación a la dimensión y estructura organizativa de los auditores de cuentas y acorde con las características, complejidad y volumen de los trabajos de auditoría, no se exime en ningún caso de dejar constancia de las evaluaciones realizadas y de los resultados obtenidos, ni se contempla la posibilidad de omisión o ausencia de  ninguno de los controles o procedimientos de respuesta mínimos contemplados en la normativa. En consecuencia, este esfuerzo impacta en aspectos transversales de las firmas, tanto estructurales y administrativos como de recursos humanos e informáticos, con el consecuente incremento de costes asociados. El siguiente reto que tienen las firmas de auditoría es conseguir visualizar este esfuerzo ante sus clientes en tanto que éstos, al menos a priori, no observan mejoras en los servicios recibidos ni un incremento del valor añadido de los mismos. Hay que recordar que tal y como establece el reglamento de auditoría, los honorarios deben estar fijados en función del esfuerzo de auditoria estimado para la realización de cada encargo. En consecuencia, poder visualizar este esfuerzo es el siguiente objetivo para poder actualizar los honorarios y poder dar cumplimiento a lo señalado en el reglamento de auditoría.